Politique de Protection des données

1. Qui sommes-nous ?

1.1 Responsable du traitement
Les informations suivantes vous sont communiquées afin que vous puissiez prendre connaissance des engagements en matière de protection des données à caractère personnel de la société VALRHONA SAS, dont le siège social est situé au 12-14-16-18 Avenue PRESIDENT ROOSEVELT - 26600 TAIN L'HERMITAGE - France, qui agit en tant que responsable du traitement pour les traitements de données à caractère personnel évoqués dans le présent document, ci-après désigné « le Responsable du traitement » ou « nous ».

1.2 Notre responsable de la politique informatique et libertés
Le Responsable du traitement a désigné une personne responsable de la politique informatique et liberté que vous pouvez joindre par courriel à l’adresse suivante : dpo@savencia.com
ou par courrier à l’adresse suivante : Société Valrhona, 315 allée des Bergerons, 26600 – Mercurol Veaunes Cedex – France.
Le délégué à la protection des données peut être contacté à l’adresse suivante : dpo@savencia.com

2. Les données à caractère personnel que nous traitons
Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel, le Responsable du traitement collecte et traite les données suivantes :

Profil (professionnel, apprenti ou consommateur), pays, civilité, nom, prénom(s), adresse mél, numéro de téléphone, ville, code postal
Pour les clients Valrhona : numéro de matricule client, adresse de facturation, adresse de livraison, informations sur les commandes, factures, avoir, points de fidélité…

3. Les finalités et les bases juridiques de nos traitements de données
3.1 Les finalités de nos traitements
Les traitements que nous mettons en œuvre le sont pour assurer les finalités suivantes :

Gestion du contenu d’un site internet ;
Gestion et suivi des commandes, avoirs, factures ;
Gestion de la communication marketing / de la communication vers les clients et les prospects ;
Suivi du parcours clients ;
Suivi de la relation client et des réclamations clients ;
Analyse d’audience ;
Catégorisation de clientèle

3.2 Les fondements juridiques de nos traitements
Nous ne mettons en œuvre des traitements de données que si au moins l’une des conditions suivantes est remplie :

Votre consentement aux opérations de traitement a été recueilli ;
L’existence de notre intérêt légitime, ou de celui d’un tiers, justifie que nous mettions en œuvre le traitement de données à caractère personnel concerné ;
L’exécution d’un contrat qui nous lie à vous nécessite que nous mettions en œuvre le traitement de données à caractère personnel concerné ;
Nous sommes tenus par des obligations légales et réglementaires qui nécessitent la mise en œuvre du traitement de données à caractère personnel concerné.

3.3. Les intérêts légitimes poursuivis
Les intérêts légitimes qui sont poursuivis par le Responsable du traitement peuvent notamment consister à permettre la continuité de son activité, améliorer l’expérience du consommateur, fidéliser le consommateur, comprendre les attentes des consommateurs.

4. Les destinataires de vos données
Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de Responsable du traitement.
Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Nos sous-traitants / prestataires de services peuvent être destinataires de ces données pour réaliser les prestations que nous leur confions.
Vos données à caractère personnel peuvent faire l’objet d’un rapprochement, d’une mutualisation ou d’un partage entre toutes les entités mères, sœurs et filiales du Responsable du traitement.
Elles pourront être communiquées à ces entités pour des finalités visées dans la présente notice d’information. Ces opérations sont réalisées sur la base d’instruments conformes à la réglementation applicable et aptes à vous assurer la protection et le respect de vos droits.

5. Les transferts de vos données
Dans le cadre des services proposés, nous transférons vos données à caractère personnel vers des destinataires situés dans les pays suivants : France ; États-Unis ; Italie ; Espagne ; Allemagne ; Suisse ; Grande-Bretagne ; Suède ; Émirats-Arabes-Unis ; Hong-Kong ; Singapour ; Chine ; Taïwan ; Corée du Sud ; Australie ; Japon ; Maroc

Chacun de ces transferts est encadré par des instruments juridiques conformes au cadre juridique applicable.

6. Les durées pour lesquelles nous conservons vos données
Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. En conséquence, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante :

Prospection - 3 ans* à compter du dernier contact émanant de votre part ou, le cas échéant, à compter de la fin de la relation commerciale augmentée de la durée des prescriptions légales
Client - dans le cadre de contrats conclus, les données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale augmentée de la durée des prescriptions légales
Cookies - 13 mois* à partir de leur installation sur votre appareil
Contrat d’un montant supérieur à 120 € à des fins comptables - 10 ans** (durée légale non modifiable) à partir de la conclusion du contrat
En cas d’exercice des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, les données relatives aux pièces d’identité et les informations permettant de prendre en compte ces droits - 1 an** à partir de la réception de la demande
En cas d’exercice du droit d’opposition, les données relatives aux pièces d’identité et les informations permettant de prendre en compte le droit d’opposition - 6 ans* à partir de la réception de la demande

7. Les droits qui vous sont reconnus
7.1 Modalités d’exercice de vos droits
Vous pouvez exercer vos droits par courriel à l’adresse suivante : dpo@savencia.com ou par courrier à l’adresse suivante : Service Client Valrhona, 315 allée des Bergerons - CS20040- 26600 MERCUROL-VEAUNES– France.
Pour ce faire, vous devez indiquer clairement vos nom(s) et prénom(s), l’adresse à laquelle vous souhaitez que la réponse vous soit envoyée.
Par principe, vous pouvez exercer sans frais l’ensemble de vos droits. Cependant en matière de droit d’accès, il pourra vous être demandé le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie des données que vous demanderez.
Concernant le droit d’information, le Responsable du traitement n’aura pas l’obligation d’y donner suite lorsque vous disposez déjà des informations dont vous sollicitez la communication .
Le Responsable du traitement vous informera s’il ne peut donner suite à vos demandes.
Ces droits ne sont pas absolus et sont soumis à différentes conditions en vertu :

Du droit local de protection des données personnelles ou de la vie privée applicable ; et
Les lois et réglementation qui vous sont applicables.

Le Responsable du traitement tient à vous informer que le non-renseignement ou la modification de vos données sont susceptibles d’avoir des conséquences dans le traitement de certaines demandes dans le cadre de l’exécution des relations contractuelles et que votre demande au titre de l’exercice de vos droits sera conservée à des fins de suivi durant 6 ans concernant l’exercice du droit d’opposition et 1 an concernant l’exercice des autres droits.
L’ensemble des droits dont vous bénéficiez est détaillé ci-dessous.

7.2 Votre droit à l’information
Vous reconnaissez que la présente notice d’information vous informe des finalités, du cadre légal, des intérêts, des destinataires ou catégories de destinataires avec lesquels sont partagées vos données personnelles, et de la possibilité d’un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale.
En plus de ces informations et dans l’objectif de garantir un traitement équitable et transparent de vos données, vous déclarez avoir reçu des informations complémentaires concernant :

La durée de conservation de vos données personnelles ;
L’existence des droits qui sont reconnus à votre bénéfice et des modalités de leur exercice.

Si nous décidons de traiter des données pour des finalités autres que celles indiquées, toutes les informations relatives à ces nouvelles finalités vous seront communiquées .

7.3 Votre droit d’accès et à la rectification de vos données
En exerçant ce droit, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez de l’accès à vos données ainsi qu’aux informations concernant :

Les finalités du traitement ;
Les catégories de données personnelles concernées ;
Les destinataires ou catégories de destinataires, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
L’existence du droit de demander au Responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
Des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées ou complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

7.4 Votre droit à l’effacement de vos données
Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

Les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
Vous retirez le consentement préalablement donné ;
Vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légal audit traitement ;
Le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable ;
Vos données personnelles ont été collectées lorsque vous étiez mineur.

Néanmoins, l’exercice de ce droit ne sera pas possible lorsque la conservation de vos données personnelles est nécessaire au regard de la législation ou de la réglementation et notamment par exemple pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

7.5 Votre droit à la limitation des traitements de données
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

7.6 Votre droit de vous opposer aux traitements de données (désinscription)
Vous avez le droit de vous opposer à un traitement de données personnelles vous concernant lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime du Responsable du traitement.
En cas de communication directe, ce droit peut s’exercer par tout moyen dont notamment en cliquant sur les liens de désinscription en bas des communications envoyées.

7.7 Votre droit à la portabilité de vos données
Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles.
Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :

Uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
Les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement ;
Les données personnelles qui ne portent pas atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

Ce droit est limité aux traitements basés sur le consentement ou sur un contrat ainsi qu’aux données personnelles que vous avez personnellement générées.
Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par le Responsable du traitement.

7.8 Votre droit de retirer votre consentement
Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

7.9 Votre droit d’introduire un recours
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

7.10 Votre droit de définir des directives post-mortem
Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès et ce auprès d’un tiers de confiance, certifié et chargé de faire respecter la volonté du défunt, conformément aux exigences du cadre juridique applicable.

8. La sécurité de vos données

Nous attachons une grande importance à la protection, l’intégrité et la confidentialité de vos données. Par conséquent, nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et ainsi protéger vos données contre toute perte, altération, accès ou divulgation à des tiers non autorisés.

Toutefois, en dépit de nos efforts, aucune mesure de sécurité ne peut prémunir de tous les risques de détournement ou de piratage, ce dont en tant que responsable de traitement nous ne saurions être tenu responsable.

Nous nous engageons en cas de violation de données personnelles et conformément à la réglementation en vigueur relative à la protection des données personnelles à les notifier à la Cnil. Dans le cas où une violation de données présenterait un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous informerons dans les meilleurs délais et ce toujours dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur relative à la protection des données personnelles.

9. Création de compte
Les données à caractère personnel qui vous sont demandées sont nécessaires pour la création de votre compte et, le cas échéant, pour de la prospection commerciale.

Elles sont destinées à VALRHONA SAS, responsable du traitement et sont basées sur votre consentement.

Elles pourront être communiquées, pour ces mêmes finalités à nos services Commerciaux, Marketing, Service Client, Ecole Valrhona ainsi que, le cas échéant, à nos sous-traitants ou partenaires.

Elles sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter du dernier contact avec vous ou, le cas échéant, pendant toute la durée de la relation commerciale augmentée de la durée des prescriptions légales.

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement afin de ne plus recevoir de la prospection commerciale ou faire partie de notre base de données clients.

Vous pouvez exercer vos droits (droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, droit à la portabilité des informations qui vous concernent, droit à la limitation des traitements) en adressant un courriel à dpo@savencia.com ou en adressant un courrier, précisant vos coordonnées (identité, preuve permettant d’attester votre identité), à Service Client Valrhona, 315 allée des Bergerons - CS20040- 26600 MERCUROL-VEAUNES– France.

Vous disposez également du droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont vous entendez que soient exercés ces droits après votre décès.

En tant que de besoin et pour plus de renseignements ou en cas de contestations sur vos droits, vous pouvez contacter le DPO à cette adresse : dpo@savencia.com .

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (Cnil) autorité de contrôle française en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel

Vous êtes informés que si vous ne souhaitez pas faire l’objet de prospection commerciale par voie téléphonique vous disposez du droit de vous opposer au démarchage téléphonique en entrant vos numéros de téléphone fixes et/ou portables sur la liste d’opposition gratuite accessible via le site https://www.bloctel.gouv.fr/.

Vous êtes informé que la prise en compte effective de votre demande se fait dans un délai de 30 jours à compter de la confirmation de votre inscription. Cette inscription est valable pour une durée de 3 ans.

10. Utilisation des données lors de l’inscription aux newsletters
Les données à caractère personnel qui vous sont demandées sont nécessaires pour répondre à toute question, fournir des renseignements supplémentaires, ou être contacté par un conseiller. 

Elles sont destinées à VALRHONA SAS, responsable du traitement et sont basées sur l’intérêt légitime de VALRHONA SAS pour offrir une relation client. 

Elles pourront être communiquées, pour ces mêmes finalités aux différents services de VALRHONA SAS ainsi que ses partenaires. 

Elles sont conservées pendant le délai de prescription légale.

Vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, d'un droit à la portabilité des informations qui vous concernent ainsi que d'un droit à la limitation des traitements que vous pouvez exercer en adressant un courriel à dpo@savencia.com ou en adressant un courrier, précisant vos coordonnées (identité, preuve permettant d’attester votre identité), à 315 allée du Bergeron 26600 MERCUROL VEAUNES. 

Vous disposez également du droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont vous entendez que soient exercés ces droits après votre décès. 

En tant que de besoin et pour plus de renseignements ou en cas de contestations sur vos droits, vous pouvez contacter le DPO à cette adresse : dpo@savencia.com .  

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (Cnil) autorité de contrôle française en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel.

11. Mentions d'informations dans les mails informatifs et commerciaux :
VALRHONA SAS, responsable du traitement, met en œuvre un traitement de données à caractère personnel vous concernant aux fins d’assurer : 

la gestion et l’envoi de la newsletter ; 
la gestion et l’envoi de la prospection.

Les données collectées sont destinées à VALRHONA SAS, responsable de traitement et ont pour fondement votre consentement. 

Vos données personnelles sont conservées jusqu’à votre désinscription. Pour ne plus recevoir notre newsletter, vous pouvez vous désinscrire à tout moment en cliquant sur  http://www2.valrhona.com/unsubscribe/

Conformément à la loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 sur la protection des données à caractère personnel du 27 avril 2016, vous disposez d’un droit d’accès, d’effacement, de modification, de rectification, d’opposition, de limitation des traitements et de portabilité des informations vous concernant. Vous disposez enfin du droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont vous entendez que soient exercés ces droits après votre décès. 

Vous pouvez exercer ces droits en adressant un courriel à dpo@savencia.com ou en adressant un courrier, précisant vos coordonnées (identité, preuve permettant d’attester votre identité), à 315 allée du Bergeron 26600 MERCUROL VEAUNES.

En tant que de besoin et pour plus de renseignements ou en cas de contestations sur vos droits, vous pouvez contactez le DPO à cette adresse : dpo@savencia.com.  

Enfin, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil), autorité de contrôle française en charge du respect des obligations en matière de protection des données à caractère personnel.  

12. Formulaires de contact
Les données à caractère personnel qui vous sont demandées sont nécessaires pour répondre à toute question, fournir des renseignements supplémentaires, ou être contacté par un conseillé.

Les données sont destinées au service habilité de Valrhona et sont basées sur l’intérêt légitime de Valrhona d'offrir une relation client de grande qualité.

Elles sont conservées pendant le délai de prescription légale.

Vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, d'un droit à la portabilité des informations qui vous concernent ainsi que d'un droit à la limitation des traitements que vous pouvez exercer en adressant un courriel à dpo@savencia.com ou en adressant un courrier, précisant vos coordonnées (identité, preuve permettant d’attester votre identité), à Service Client Valrhona, 315 allée des Bergerons - CS20040- 26600 MERCUROL-VEAUNES– France.

Vous disposez également du droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont vous entendez que soient exercés ces droits après votre décès.

En tant que de besoin et pour plus de renseignements ou en cas de contestations sur vos droits, vous pouvez contacter le DPO à cette adresse : dpo@savencia.com.

12. Utilisation des données clients :
Les données à caractère personnel qui vous sont demandées sont nécessaires pour la gestion et le suivi de la relation client. 

Elles sont destinées à VALRHONA SAS, responsable du traitement et sont basées sur la préparation et/ou l’exécution d’un contrat. Elles pourront être communiquées, pour ces mêmes finalités à différents services tel que le service client, Marketing, Logistique…

Elles sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale augmentée de la durée des prescriptions légales. 

Vous disposez également du droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont vous entendez que soient exercés ces droits après votre décès. 

En tant que de besoin et pour plus de renseignements ou en cas de contestations sur vos droits, vous pouvez contacter le DPO à cette adresse : dpo@savencia.com.  

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (Cnil) autorité de contrôle française en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel.